DOLANAN CORAT-CORET

DOLANAN SAKTI SING ISO NYORAT-NYORET

SEKUM: PROBLEM PRIORITY

on September 7, 2011

berangkat dari risihnya saya terhadap postingan2 di grup Kokesma ITB 2011, dimana banyak postingan2 lebai yang mulai bermunculan. Maka saya mencoba membantu memperjelas arahan postingan di grup agar lebih ber-ETIKA.

Beberapa minggu terakhir banyak sekali postingan2 menghebohkan grup FB ini. Postingan ini jadi ramai lantaran bersifat “hot issue”, bukan”problem”. Saya sendiri sangat menyayangkan tenaga kita yang terkuras habis oleh masalah kecil dan sederhana, tapi jadi meledak karena disajikan secara berlebihan.

Disini, saya akan menjelaskan bagaimana suatu masalah di kokesma diperlakukan dengan “manusiawi” agar tenaga pengurus tidak terbuang sia-sia. Problem management ini masuk kedalam salah satu materi Maganger Sekum, namun dirasa materi ini perlu diberikan ke teman2 divisi lain, saya akan coba jelaskan semampu saya lewat notes ini.

Manajemen Organisasi merupakan salah satu kurikulum Maganger Sekum. Materi Manajemen Organisasi tersebut adalah sebagai berikut:
Timeline Beban Kerja
“the way of thinking”
Sistem Elemen Organisasi
Pengukuran Kerja
Manajemen Prioritas
Manajemen SDM
Manajemen Peraturan
Pengawasan Kerja
Manajemen Evaluasi
Laporan Pertanggungjawaban
Sampai sekarang, materi yang udah disampaikan masih yang no. I dan no. II. Karena kita akan membahas problem treatment, kita masuk ke materi V-Manejemen Prioritas. Manejemen Prioritas sendiri mempunyai beberapa submateri. Salah satunya adalah “Prioritas Kasus”. Dan sekarang kita masuk ke materi ini.

Kasus yang terjadi di suatu organisasi mempunyai 2 jenis, yaitu PREDIKTIF dan INSIDENTAL. Kasus prediktif adalah kasus yang menimpa suatu organisasi dimana masalah tersebut TELAH DIPREDIKSI akan terjadi oleh pengurus. Sedangkan Kasus Insidental serupa dengan Kasus Prediktif, namun masalah yang menimpa tersebut terjadi secara TIBA-TIBA dan TIDAK TERPREDIKSI.

Di postingan grup FB, kasus yang sering muncul adalah Kasus Insidental. Jadi yang kita bahas sekarang adalah Kasus Insidental tersebut, Kasus Prediktif dibahas lain waktu. Penanganan kasus jenis ini berdasarkan klasifikasi yang telah dibuat. Klasifikasi tersebut adlaah sebagai berikut:

FIRST PRIORITY
Suatu masalah masuk kategori ini dengan karakteristik mempengaruhi FUNDAMENTAL ORGANISASI. FP ini merupakan penanganan masalah dengan prioritas paling utama oleh pengurus.

*Penanganan: Pengurus yang terlibat harus SEGERA menyelesaikan masalahnya KAPANPUN, DIMANAPUN, dan APAPUN kondisinya, dengan mengerahkan SELURUH potensi kemampuan organisasi.

Contoh: Dapur KBL kebakaran jam 1 tengah malam. Maka semua pengurus yang terlibat harus datang ke TKP untuk menangani masalah ini, entah itu pengurusnya lagi tidur, ngerjain tugas, belajar, nonton tv, pokoknya harus datang ke TKP tengah malam itu juga untuk menyelesaikan masalah yang terjadi. Jika tidak segera diselesaikan, ada kemungkinan kebakaran meluas atau ada penjarahan asset KBL, bahkan mungkin KBL bisa tutup total dalam jangka waktu yang panjang.

HIGH PRIORITY
Suatu masalah masuk kategori ini dengan karakteristik mempengaruhi OPERASI ORGANISASI. HP ini merupakan penanganan masalah dengan prioritas tinggi oleh pengurus.

*Penanganan: Pengurus harus SEGERA menyelesaikan masalahnya saat JAM KERJA TERDEKAT pengurus dengan mengerahkan SELURUH potensi kemampuan organisasi.

Contoh: Jam 18.30 software kasir di komputer tokema rusak. Maka pengurus harus segera mengecheck permasalahannya. Kemudian esok paginya, di jam kerja tokema beroperasi(jam 8). Pengurus menghubungi pemilik software untuk segera memperbaiki computer tokema agar jam kerja tokema yang berhenti mendadak akibat rusaknya software kasir tidak berlangsung lama. Jika tidak segera ditangani, jam tutup tokema akan panjang dan mengakibatkan menurunnya omset dan laba usaha.

MEDIUM PRIORITY
Suatu masalah masuk kategori ini dengan karakteristik mempengaruhi KINERJA ORGANISASI. MP ini merupakan penanganan masalah dengan prioritas menengah oleh pengurus.

*Penanganan: Pengurus harus SEGERA menyelesaikan masalahnya SECEPATnya dengan MENYESUAIKAN potensi kemampuan organisasi.

Contoh: Mesin absensi karyawan CIC rusak. Maka pengurus harus segera membeli mesin yang baru dengan menyesuaikan kondisi keuangan saat itu. Jika keuangan belum mencukupi, maka ditunggu sampai jumlahnya pas, kemudian segera membeli mesin yang baru. Rusaknya mesin absensi mungkin tidak akan mengganggu operasi usaha karena karyawan masih tetap masuk seperti biasa. Namun, jika mesin tersebut tidak segera diganti, ada kemungkinan karyawan jadi sering terlambat datang, sering bolos, pulang tidak tepat waktu, dkk. Hal tersebut dapat mengganggu kinerja usaha CIC.

LOW PRIORITY
Suatu masalah masuk kategori ini dengan karakteristik mempengaruhi KONDISI ORGANISASI. LP ini merupakan penanganan masalah dengan prioritas paling rendah oleh pengurus.

*Penanganan: Pengurus harus SEGERA menyelesaikan masalahnya dengan menyesuaikan potensi kemampuan organisasi.

Contoh:Printer sekre biasa digunakan untuk membantu pengurus mengerjakan tugas2nya. Jika printer tersebut rusak, maka untuk sementara pengurus dapat menggunakan jasa printing tempat lain. Printer tersebut segera diperbaiki dengan menyesuaikan kondisi keuangan yang ada. JIka dibiarkan terlalu lama, biaya operasi kokesma bisa meningkat karena ongkos ngeprin di luar lebih mahal.

NOT PRIORITY
Suatu masalah masuk kategori ini dengan karakteristik TIDAK mempengaruhi ORGANISASI. NP ini merupakan penanganan masalah tanpa prioritas oleh pengurus.

*Penanganan: Pengurus menyelesaikan masalahnya dengan menyesuaikan potensi kemampuan organisasi.

Contoh: pengambilan sandal jepit dan meja di luar sekre kokesma oleh K3L karena dianggap jorok. Tingkah laku K3L yang baru ini memang membuat heboh kemahasiswaan kampus, namun tindakan tersebut tidak mempengaruhi apapun dalam keberlangsungan organisasi kokesma.

Begitulah cara pengurus kokesma menangani Kasus Insidental. Namun, ada satu kebiasaan buruk beberapa kawan pengurus dalam menghadapi kasus jenis ini. Yaitu koar2 di grup facebook. Tindakan “teriak” di grup FB dengan menghubungi langsung pengurus yang terkait sangat memberikan dampak yang berbeda.

Misal, ada masalah X datang. Kemudian ada orang A berkoar2 di FB mengumumkan masalahnya. Makah al tersebut tidak akan direspon cepat oleh pengurus X mengingat pengurus X sendiri tidak selalu bercinta dengan facebooknya. Dan tindakan koar dulu tersebut bisa mengakibatkan miskomunkasi, “interupsi”, dan “gangguan” oleh kawan pengurus lain sehingga pengurus X semakin terhambat untuk menyelesaikan masalah X tersebut.

Beda halnya jika orang A tersebut langsung menghubungi pengurus X. Misal dengan telpon, maka akan terjadi komunikasi yang baik dan jelas antara orang A dan pengurus X(no miscommunication). Dan akhirnya masalah X dapat diselesaikan dengan cepat dan baik.

Tindakan latah mensummon orang juga hendaknya dikurangi. Misalkan, orang A sedang ngenet di KBL. Kemudian ada kemalingan di dapur KBL. Karena orang A tersebut tidak punya pulsa, HPnya mati, akhirnya dia mensummon orang lewat grup FB. Sumpah, tindakan tersebut sangat menyedihkan! Pulsa itu murah kawan, minta pulsa dikit ke orang lain itu bisa. Dan klo hape mati itu bisa pinjem hape pengurus lain.(sambil emosi mencak2! Hehe. xD)

Yap, segitu dulu penjabaran tentang problem priority oleh sekum. Semoga kedepan pengurus dapat semakin beretika dalam menggunakan semua alat bantu komunikasi. Dan permasalahan di kokesma dapat diselesaikan dengan cepat dan taktis.

JAYALAH KOKESMA KU….!!!!!
=)


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: